- Estructura Organizacional
- Funciones del Encargado de Compras
- Controles internos en las compras
- Cómo se planifican las compras?
- Qué se entiende por políticas de compras?
- Por qué se debe realizar un estudio de mercado?
- Cómo debemos seleccionar los proveedores?
- Orden de compras
- Cotización
- Requisiones
10 comentarios:
las compras no son mas que procurar y suminitrar al hotel y sus diferentes areas y servicios las mercancias, materias primas, materiales gastables y otros que le haga falta, este departamento se encarga de comprar, por medio de una orden de compras que luego de ser revisada por el gerente de compras, se le llama al proveedor encargado para que suministre lo solicitado.
este departamento tambien debe busrcar lo mejor de lo mejor al cliente ya que >>una buena compra asegura una buena venta>>, pero tambien debe buscar >>el mejor producto posible al menor precio posible>>, ya que tomando esto en cuenta esas son las principales funciones del departamento de compas calidad, bajos costos y revision de formularios. tambien para poder relizarse una compra debe de haberse hecho una solicitud o requisiscion de compra, luego una orden de compra, despues de ser supervisado y examinado por el encargado, se prosede.
by. luz del alba
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido de una empresa o de nuestro caso un hotel, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización
Funciones:
1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.
3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
OBJETIVOS DE LAS COMPRAS
Los objetivos generales de un departamento de compras son:
- Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
- Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
- Desarrollar y administrar las compras.
- Establecer proveedores bien evaluados.
- Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
Los objetivos específicos de un departamento de compras son:
- Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
- Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
- Localizar nuevos materiales y productos.
- Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.
- Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
- Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
- Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
- Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.
- Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
- Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.
- Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
- Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
- Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.
- Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.
- Puntualizar normas de conducta moral.
Obtener utilidades para la empresa.
En resumen: El departamento de compras esta encargado de realizar las adquisiciones necesarias de bienes y servicios de calidad en el tiempo y precio adecuado procurando siempre comprar al proveedor mas confiable.
Objetivos del departamento son:
- Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios.
- Mantener la calidad en los materiales de acuerdo a su destino.
- Buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los objetivos necesarios.
Por otra parte los formularios y documentos como:
- Requisición de Compras, se utiliza para solicitar los productos desde el almacén al departamento de compras.
- Orden de Compras, es la solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisición o necesidad de materiales y suministros.
- Cotización, es el documento que el departamento de compras utiliza en una negociación
El Departamento de Compras es una unidad comercial centralizada, responsable de adquirir todos los productos y servicios para la empresa,en este caso para el hotel.el objetivo d este Departamento es ser un equipo integrado y motivado dentro de una red de sistemas múltiples, trabajando en conjunto con todos los departamentos para facilitar la entrega ininterrumpida de valiosos bienes y servicios.y garantizar asi el buen funcionamiento del hotel en gral. porque como ya sabemos la organizacion se refiere a COLECTIVOS no a personas individuales,es el esfuerzo de trabajo en equipo...ahhh otra cosa envie mi clase de costos al gmail del curso!!!! verifique please!!!!
El departamento de compras es uno de los derpartamentos mas importantes de una empresa este departamento es el que tiene contacto directo con los proveedores y por tanto es el que puede hacer negociaciones con los proveedores para obtener mejores precios y calidad. Att: Alex Salas
Tema: Departamento de compras.
1-¿Que es el Departamento de compras y como es su estructura organizacional?
El Departamento de Compras es una unidad comercial centralizada, responsable de adquirir todos los productos y servicios para la empresa.
Muy sencillo, conseguir las materias primas que se necesitan, con la mayor calidad posible y al precio mas barato del mercado. Esa es la misión del departamento de compras.
Estructura organizacional
Ejemplo:
ELABORÓ
Jefe del Departamento de
Compras.
REVISÓ
Jefe del Departamento de
Compras.
APROBÓ
Director de Recursos
Materiales
FECHA
29/10/04
Jefatura del departamento de compras
REPORTA A: Gerencia de Finanzas
LE REPORTAN: Personal de Producción, Jefes de área, Departamento de Contabilidad, Finanzas. Directores de Compra. Responsables del Departamento de Compras. Técnicos del Departamento de Compras. Controllers. Directores de Logística / Aprovisionamientos. Responsables de Organización y Estrategia Empresarial. Dirección General. Y a cualquier consultor o profesional que deba estar al tanto de la importancia en resultados que tiene el correcto posicionamiento estratégico del Departamento de Compras.
2-Funciones del encargado de compras.
Procurar el suministro para la propia empresa de las materias primas y productos intermedios y auxiliares que necesita:
en la cantidad requerida
cumpliendo las exigencias de calidad establecidas
suministrados en el momento preciso
al menor precio posible
con las mejores condiciones de pago
y con las máximas garantías de
solvencia técnica y financiera
continuidad en el suministro bajo cualquier circunstancia
El Departamento de Compras se encarga de:
• Conseguir productos, equipo y determinados servicios para todos los departamentos.
• El almacén central.
• El centro de recepción.
• Entregar los productos y equipos a los departamentos.
• Disponer de los bienes excedentes del Ayuntamiento, de los vehículos y de los bienes personales no reclamados.
• Hacer los correspondientes envíos a los distintos departamentos.
• Realizar los trámites para los vehículos.
• Administrar el programa.
• Participar en grupos cooperativos de compras.
- Búsqueda de empresas y suministros
- Apertura de nuevos mercados
- Negociación de acuerdos marcos
- Negociación de precios / formas de pago
- Petición de ofertas
- Gestión de pedidos
- Comparativas de precios
- Contacto con proveedores y suministradores.
3-concepto: control interno en compras.
El área de compras es un área muy sensible a los problemas de control interno, tanto por el importe comprometido en la misma como por las dificultades propias de la gestión. El trabajo incluye una guía práctica para asegurar su eficacia El artículo comprende una guía, a la vez que comentarios críticos respecto del control interno preciso en el área de compras, incluyendo las acciones preliminares, tales como la cuantificación de las necesidades de aprovisionamiento y la selección de proveedores o la contratación con los mismos en caso de suministros a medio y largo plazo, así como la operativa del mismo: recepciones, devoluciones, análisis y revisión de facturas, etc. Se fija una especial atención a los controles estrictamente contables.
4-objetivos de las compras.
Objetivo de Compra
• Controlar el flujo ininterrumpido de bienes y servicios
• Mantener un inventario mínimo
• Garantizar la calidad
• Buscar fuentes y desarrollar proveedores seguros que brinden soluciones valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio óptimo.
• Estandarizar los artículos comprados
• Comprar al costo más bajo posible
• Mejorar la presencia competitiva en el mercado de la empresa.
La misión del Departamento de Compras de la es la adquisición de los bienes y servicios adecuados...
• En la cantidad correcta
• En el momento correcto
• De la calidad correcta
• En el lugar correcto
• Del proveedor correcto
• Al costo correcto
• Con una inversión mínima de inventario y operación
5-planeación de las compras.
PROPOSITO GENERAL
Determinar las inversiones futuras que mejor convengan para el pronto crecimiento de la empresa y faciliten el cumplimiento de nuestros objetivos.
Localizar y adquirir al mejor costo, productos que nuestra empresa no pueda producir. Realizar una amplia investigación de mercados para contactar a los mejores proveedores tanto para servicios como para la compra de productos.
Hacer las compras necesarias para cada departamento, evitando que la falta de ellos interfiera con el cumplimiento de sus objetivos.
La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando producirlos.)
RESULTADOS ESPECIFICOS
Localizar las inversiones y los accionistas que mantengan un compromiso afín con la empresa, de acuerdo a los objetivos que tenemos marcados en ella.
Buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.
Crear políticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las empresas o personas que nos suplan de algún producto.
Propone todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos que puedan ser benéficos con algunos proveedores para la empresa.
TOMA DE DECISIONES
Evalúa las ventajas y desventajas de tomar o rechazar algunos proyectos de inversión, de forma que la empresa siempre obtenga el mejor beneficio de estas decisiones.
Decide que empresas serán nuestros proveedores de acuerdo a la investigación de mercados que este realice.
Decide el sueldo de sus asistentes y personal de carga o trabajo pesado que son contratados únicamente por temporadas.
RELACIONES
A) INTERNAS
Todos los departamentos y jefaturas de la empresa, para saber lo que estos necesitan y suplir a la brevedad.
B) EXTERNAS
Proveedores
Instituciones Bancarias
Aduana
Embajadas
RETOS
Tener a tiempo todo lo necesario para la construcción tanto de unidades, material y productos que se utilicen para una excelente prestación de nuestros servicios, tales como la renovación de nuestros menús o platillos.
Detectar el momento preciso en que se deben aplicar las inversiones y proyectos de los accionistas para el mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Minimizar los gastos de la empresa sin afectar la calidad de los productos o servicios que se adquieran.
6-políticas de las compras.
Políticas.
1. El usuario debe ingresar la requisición de bienes del 1 al 10 de cada mes para solicitar sus artículos consumibles.
2. Los artículos consumibles no normalizados deben ingresarse en una requisición independiente a la de artículos normalizados.
3. Los artículos consumibles normalizados requeridos deben tomarse del Catálogo de Artículos Normalizados.
4. Los artículos consumibles no normalizados deben incluir las especificaciones detalladas de los mismos.
5. La atención de requisiciones de artículos consumibles esta en función de la suficiencia presupuestal.
6. Para todo incumplimiento a un requisito del proceso o del producto se debe requisitos el Formato de Acción Correctiva y Acción Preventiva.
7. Para todo incumplimiento potencial a un requisito del proceso o del producto se debe requisitas el Formato de Acción Correctiva y Acción Preventiva.
Generales
El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.
Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan a la, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste determine en los procesos establecidos.
El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.
Cada Departamento es responsable del control de su Presupuesto asignado (saldo en cuenta).
Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoria.
Todos los departamentos deberán utilizar la cartera autorizada de Proveedores.
Asignación de compradores por dirección, cada dirección y/o división tiene asignado un comprador con el cual podrá pedir respuesta a las requisiciones de compra.
Cotización y pagos
Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deberá ser evaluada con dos meses de anticipación.
Una vez hecha la cotización, se hace el apartado presupuestal correspondiente.
El Departamento de Compras es el único responsable de efectuar todas las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compra. Cualquier pago tramitado fuera de este proceso será rechazado automáticamente.
La requisición de compra que no cuente con presupuesto suficiente o con cuentas incorrectas será cancelada automáticamente y se notificará por escrito vía correo electrónico al solicitante, indicándole el motivo.
Compras en específicos
Existen ciertos tipos de compras que requieren de los siguientes Departamentos:
Publicidad - Todo tipo de material impreso o estampado con el logotipo de la empresa, reimpresiones y publicidad en general se realizará solo con los proveedores autorizados.
Informática y Dirección de Tecnologías de Información - Equipo de cómputo, medios de impresión, software, telecomunicaciones, telefonía, radios y equipo especializado de audio y video.
Planta Física. - Todo tipo de mobiliario (macetas, muebles, persianas, etc.), remodelaciones en general.
Servicio Médico. - Todos los medicamentos deberán solicitarse a través del Servicio Médico.
7-¿Que son estudios de mercado y porque se hacen?
DEFINICIÓN
El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales.
Por una parte se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, en tanto que ahí concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios. Aquí el mercado es un lugar físico.
Por otra parte, el mercado también se refiere a las transacciones de un cierto tipo de bien o servicio, en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. La concepción de ese mercado es entonces la evolución de un conjunto de movimientos a la alza ya la baja que se dan en tomo a los intercambios de mercancías específicas o servicios además en función del tiempo y el lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia ya es abstracta pero analizable, pues se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella.
En función de un área geográfica, se puede hablar de un mercado local, de un mercado regional, de un mercado nacional o del mercado mundial.
De acuerdo con la oferta, los mercados pueden ser de mercancías o de servicios. Y en función de la competencia, sólo se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, pues la relación entre los oferentes y los demandantes no se da en igualdad de circunstancias, especialmente en periodos de crisis, no obstante, entre ambos tipos de participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. El segundo, es indispensable para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes y debe entonces intervenir el Estado para una sana regulación.
Visto lo anterior, cualquier proyecto que se desee emprender, debe tener un estudio de mercado que le permita saber en qué medio habrá de moverse, pero sobre todo si las posibilidades de venta son reales y si los bienes o servicios podrán colocarse en las cantidades pensadas, de modo tal que se cumplan los propósitos del empresario.
Porque se utilizan:
El estudio de mercado tiene como finalidad medir el número de individuos, empresas u otras entidades económicas que generan una demanda que justifique la puesta en marcha de un determinado programa de producción de bienes o servicios, sus especificaciones y el precio que los consumidores están dispuestos a pagar. Sirve de base para tomar la decisión de llevar adelante o no la idea inicial de inversión; pero además, proporciona información indispensable para las investigaciones posteriores del proyecto, como son los estudios para determinar su tamaño, localización e integración económica.
Permite identificar importantes elementos que deben tomarse en cuenta, no sólo en la evaluación del proyecto de inversión, sino también en la estrategia de construcción y operación de la unidad económica que se analiza.
Es conveniente destacar que la correcta evaluación de la dimensión del mercado es fundamental para el proyecto.
Cuando el estudio de mercado determina que no hay demanda insatisfecha actual, ni posibilidades futuras para que una nueva unidad empresa la cubra; pero la decisión de los interesados es entrar a competir y pretender desplazar oferentes, éstos deberán tener claro que su insistencia se verá reflejada en mayores esfuerzos comerciales y por tanto mayores costos y menores utilidades (por lo menos en la primera etapa) a menos que se cuente con una adecuada estrategia competitiva, generalmente basada en la diferenciación de productos o servicios.
8-¿Que son análisis de los proveedores y como se analizan?
COMO SE ANALIZAN:
ANÁLISIS DE LOS PROVEEDORES.
Además de los clientes, los proveedores también son una pieza clave para el funcionamiento de nuestra empresa. En nuestro análisis deberemos prestar especial atención a los siguientes elementos sobre los proveedores:
• Localización geográfica.
• Nivel de especialización.
• Características del servicio o producto que nos ofrece: calidad, cantidad, precios....
• Productos o servicios adicionales.
• Presentación.
• Las garantías ofrecidas.
• Bonificaciones y descuentos.
• Servicio de información y asesoramiento.
• Servicio de postventa.
• Los plazos de entrega.
• Condiciones y facilidades de pago.
Una vez seleccionados los proveedores de nuestro interés, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores.
Así mismo, se habrá de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez.
9-Conceptos: Orden de compras, cotizaciones, requisiciones, ejemplos de cada uno de los formularios de requisiciones.
Orden de compras:
Una orden de compra es un documento comercial utilizado para solicitar el suministro de bienes o servicios a cambio de un pago. Este documento los bienes y servicios, las cantidades, los precios y otras condiciones comerciales.
es un bono que sirve exactamente igual que el dinero para hacer compras en el local que la emitió.
Ordenes de Compra ¿Por qué se utilizan?
El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Ordenes de compra son útiles en este campo, y muchos otros.
Cotizaciones:
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.
Es un documento que se entrega previo a una factura para conocer los precios de uno o varios artículos, las empresas suelen solicitarlas en varias establecimientos y luego escogen la q mas les favorezca...se realiza igual que una factura pero no lleva total solo los precios de cada articulo.
una cotización es lo mismo que un presupuesto que el cual es para hacer precios de cualquier articuló depende para que la quieran o que artículos necesiten para esa cotización en otras palabras una cotización es un presupuesto de precios para de artículos de diferentes ramos y para hacerlo bueno depende normalmente estos presupuesto hizo dan en establecimientos comerciales con una hoja menbrentada que tenga en nombre de dicha empresa donde se coloca la descripción del articulo, cantidad, precio unitario, monto total.
Requisiciones
Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación! Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y nosotros de inmediato le informamos a todos los proveedores especializados para que te envíen una respuesta con lo que ofrecen.
II.1. El Formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
II.2. El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.
II.3. El Formulario de Requisición de Compras deberá especificar a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.
II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.
II.5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.
II.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.
II.7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.
II.8. Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y Administración.
Preparación de Requisiciones
Documentos para propósitos múltiples
Las requisiciones pueden prepararse de manera óptima si se diseñan documentos de uso múltiple que satisfagan las siguientes necesidades:
• Requisiciones generales de la cantidad total de materiales que se necesiten.
El uso de paquetes de material (ver Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega) permitirá llevar a cabo de manera eficiente los inventarios en cada mesa de votación.
Método
Al igual que el presupuesto, la requisición se lleva a cabo de manera más efectiva si se toma en cuenta primero la cantidad de cosas. Así, se determinarán las cantidades de materiales y equipo que cada departamento necesita, para después incluirlas en el presupuesto general y en la requisición final.
Tema: Departamento de almacén.
1-¿Que es departamento de almacén y su estructura organizacional?
CONCEPTO.-
Conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias de materias primas, materiales productos semielaborados y terminados así como las entradas y salidas para producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria.
ACTIVIDADES.-
1. Elaborar el manual de operaciones del departamento de almacén incluyendo los objetivos estructura organizaciones, políticas, y procedimientos así como vigilar sus cumplimientos.
2. Asignar los recursos materiales y humanos necesarios para desarrollar las actividades de entrada, salida y custodia de los diferentes inventarios.
3. Planear oportunamente los requerimientos de materiales con base en los programas de producción y venta y a los presupuestos autorizados por la alta dirección.
4. Establecer los niveles adecuados que aseguren la existencia de materiales en la cantidad calidad y oportunidad necesaria.
5. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda custodia, distribución acomodo y movimiento de materiales así como la optimas utilización de áreas de almacenaje.
6. Diseñar la documentación para controlar las entradas y salidas así como para definir el flujo de los movimientos de existencias.
7. Implantar sistemas de costos y métodos de evaluación coordionandose con contabilidad.
8. Elaborar los informes que permitan mantener la comunicación con los diferentes departamentos involucrados definiendo su forma, oportunidad, grado de detalle y su frecuencia.
9. Implantar procedimientos de control presupuestal para comparar con los resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.
10. Implantar sistemas de información que permitan ordenar y reponer y mantener los inventarios.
11. Establecer medios de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y obsoletos.
12. Coordinar las actividades con las áreas de compra producción, ventas, calidad, embarques y fianzas con el fin de vigilar e incrementar la productividad.
2¿Cómo se controla el departamento de un hotel?
POLITICAS.-
• El departamento de almacén deberá recibir la mercancía y /o materiales a través de una requisición elaborada por el departamento de producción ó ventas.
• El departamento de almacén deberá registrar toda la entrada de material y productos terminado y semiterminado otorgándole un código y chocado con factura para el control efectivo.
• El jefe de almacén deberá elaborar notas de salida de mercancía requerida para alguna área registrando en la bitácora de mercancía de salida y especificando el departamento y el nombre de la persona que lo solicito.
• El departamento de almacén deberá contar con seguridad de extingidores y demás material para la seguridad de lo existente en almacén
• El departamento de almacén deberá tener un stock de 100 piezas mínimo y máximo 150 de cada producto para no caer en el sobre inventario y así poder hacer constantes inventarios.
• El departamento de almacén deberá elaborar un informe que le permita ordenar y reponer su material antes de que la mercancía se termine, este informe deberá ser mensual se deberá entregar los 30 de cada mes al área de compras de materiales.
3-¿Como se controla y se reciben las mercancías de un hotel?
Será verificar por medio de inventarios que la cantidad de materiales y/o productos, concuerde con la que debe de haber, así como el aseguramiento de que los productos elaborados y semielaborados están bajo vigilancia tanto en las entradas como en las salidas.
Principales puntos: ventas, entradas salidas y custodia.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:
es una unidad comercial centralizada, responsable de adquirir todos los productos y servicios.
ORDEN DE COMPRA:
es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
La cotización:
es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
REQUISICION: es un documento que se elabora para solicitar la compra de elementos, cuando la compra no depende directamente de quien los necesita.
ANALISIS DE LOS PROVEEDORES:
LOCALIZACION GEGRAFICA.
NIVEL DE ESPECIALIZACION
PRODUCTOS O SERVICIOS ADICIONALES.
GARANTIAS OFRECIDAS, ENTRE OTRAS...
ORDEN DE COMPRAR: ES UNA SOLICITUD A UN POVEEDOR PARA ENTREGAR LOS ARTICULOS Y PRESENTAR UNA FACTURA.
ESTUDIO DEL MERCADO: SE LLEVA A CABO DENTRO DE UN PROCESO DE INICIATIVA EMPRESIARIAL CON EL FIN DE HACERSE UNA IDEA SOBRE LA VIABILIDAD COMERCIAL DE UNA ACTIVIDAD ECONOMICA.
POLITICAS: ES RESPONSABLE DE LAS NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES Y DEL SEGUIMIENTO A TODO EL PROCESO DE COMPRA.
ENCARGADO DEL DEPTO. DE COMPRAS: DIRIGIR Y OPTIMIZAR LAS COMPRAS DE LA EMPRESA... ENTRE OTRAS FUNCIONES IMPORTANTES QUE DESEMPEÑA.
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